Bank Invoice

請求「書」（紙）になる以前の請求情報の段階で電子化するしくみであり、信「書」とならず、よって郵送は不要です。電子的にやり取りできます。

Bank Invoiceにて受信するメリットは主に以下の5点です。
従来の紙の請求書やPDFファイルをメールでやりとりする方法ではできなかった様々なことができるようになります。郵送コスト削減を超える効果があります。

①原本そのものが電子化されており、受信した請求書データをPDF出力してプリントアウトすれば、従来の郵送で受領していた請求書の原本よりも証明力のある「請求書の原本」を受領できること（送信からその後の操作履歴もプリントアウト可能）

②受信した請求書データを一元管理でき、データダウンロードの機能を使えばあらゆる取引先（送り手）からの請求書データを統合することができ、一括して振込データや経理のデータとして利用できるので、業務をより早く、より正確に行えること

③社外から受け取る請求書を、電子署名やタイムスタンプ等のコストをかけずに完全にペーパーレス化できること

④受け取った請求書データに誤り等があった場合、返送することで迅速に再発行を受けることができ、差し替え忘れがないこと（２重支払防止）

⑤「社外連絡」機能により送り手の担当者へ不明点等の問い合わせ連絡が直接でき、経緯記録として請求書データ毎にひも付けて記録・保存できること（取引先とつながる）

請求書の送付方法の変更については、事前に簡単な案内で済みます。

Bank Invoiceの操作方法の説明については、マニュアルレスで操作可能なので詳細説明は必要ありません。

自動的に請求書データの受け手へメールが送信されます。

Bank Invoice経由で受信した請求書データをプリントアウトすれば、従来の紙の請求書以上に証明力の高い「請求書原本」を受領できる点を中心にご説明ください。もちろん、郵送時間や開封後の手間、長期保存の面でもBank Invoiceをご利用いただく方が有利であり、受け手の運用の変更も必要ありません。

Bank Invoiceは「請求書の原本を送ってほしい」という取引先（受け手）に対し、郵送でなく請求情報の原本自体を電子化して送信できるしくみです。この点で従来のPDFファイル等を添付したメールの送受信としくみが異なります。購買システムとしてすでに多くの会社で、特に大企業を中心に、世界中で広く利用されているEDIのしくみを利用しているため、取引先でもすでに利用しているしくみだと考えられ、取引先の協力を得やすいサービスとなっております。

取引先担当者（受け手）は、受信した請求書データ（原本）をプリントアウトすることで紙としての請求書（原本）を受領できます。プリントアウトの際、送り手と受け手双方の操作履歴等も出力できるため、受け手にとっては従来の郵送で受領した請求書原本よりも証明力の高い請求書を受領できます。

※説明の際、上記「受信するメリット」やBank InvoiceのHP（https://www.bankinvoice.com）をご利用ください。

受信した請求書データをフォルダ分けするようにおこないます。
初めに「未開封」フォルダで受信、「確認済」「支払済」とステータスが変化し、最後に「保管箱」でステータス管理が終了します。

実際の紙の請求書では、毎月開封した請求書を受領したら、
①請求書が入った封筒や確認前の請求書をまとめておく
②内容・金額を確認し
③振込をおこない
④キャビネット等に保管（10年間）
という手順で、請求書をクリアファイル等で整理しながら保管まで手元において管理することが多いです。

Bank Invoiceでも同様のイメージで、以下のようにステータス管理（フォルダ分け）をおこないます。

①内容や金額を確認する前の請求書データを「未開封」に分類（自動）
②内容や金額を確認した請求書データを「確認済」に分類
③振込が終わった請求書データを「支払済」または「保管箱」に分類
以上の分類により、「未開封」や「確認済」に振込日が過ぎた請求書データがないことを確認でき、振込（支払）漏れを防ぎ、資金管理を確実に行うことができます。

請求内容等については、「社外連絡」機能によりリアルタイムに送り手（取引先）へ問い合わせできます。
従来の紙の請求書の場合、受け取った請求書の内容や金額に誤りがあった場合、取引先へ連絡して再発行（誤り請求書は取引先へ返送または破棄）を依頼しますが、Bank Invoiceでも同様に、取引先へ連絡して再発行してもらいます。しかし、誤り請求書は破棄せず（できず）、一度送り手へ返送しすることで、再発行を依頼します。なお、返送した請求書データはコピー（控え）のイメージで「返送中」に分類され、返送中の請求書データを管理できるようになります。送り手が訂正や破棄をすると、「返送中」から「先方破棄」へ自動的に分類されるので、２重に請求を受けることがなくなります。
毎月定期的に「保管箱」に分類していただくと、「受信書類」としてカウントされず、件数が多くなりすぎて管理が難しくなることがなくなります。

請求内容や金額をご確認ください。

訂正の必要がない場合は、「確認」を押してください。「確認済」へ分類（ステータス変更）され、管理しやすくなります。また、「未開封」から「確認済」へのステータス変更を送り手へリアルタイムに伝えることができます。

一方、訂正が必要な場合は、「訂正・破棄依頼のため返送」を押してください。返送した請求書データの控え（コピー）が、自動的に「返送中」へ分類（ステータス変更）され、管理しやすくなります。また、送り手は、返送された請求書データを「返送戻り」にて受信できます。

「返送中」の請求書データは、返送した請求書データの控え（コピー）です。
請求データの一覧の取引先のステータスが「返送戻り」のものは、取引先担当者が対応していない（返送をうけたまま）状態です。取引先に対し月末までに「訂正」または「破棄」の対応を依頼し、毎月末までに「返送中」の請求書データが０件になるようご対応ください。その際に「社外連絡」機能を利用することでリアルタイムに取引先担当者と連携できます。

取引先が「訂正」または「破棄」のどちらの対応をしても、返送した請求書データの控え（コピー）は「返送中」から「先方破棄」へステータスが自動的に変更されます。「訂正」され、再度送信された請求書データは、通常の場合と同様に「未開封」にて受信し、「履歴」にて訂正前の請求書データ（控えが「先方破棄」に存在）と比較できます。

一度、送り手へ返送した請求書データが、送り手側で 「再発行」、へ修正。または「破棄」された請求書データなので、 各請求書データの「履歴」にある「訂正履歴」等を参照し、リンクで訂正後のデータを探して正しく訂正されたかどうかを確認してください。

①請求書データの支払日で支払管理をおこなってください。

「ダウンロード」機能で「確認済」のデータをダウンロードし、支払日順にソートや支払日変更の管理もできます。支払日変更を行った請求書データについては、例えば「メモ」に支払日変更した旨や支払日を記入することで迅速に検索できるようになります。

②支払手続きが完了したら、「支払済へ」ボタンを押し下してください。「支払済」へのステータス変更を送り手はリアルタイムに伝えることができます。

「送信済」に請求書データ（控え）があれば、送信が完了していることを確認できます。
※送信前に「社外連絡」を入力してから送信すれば、「社外連絡一覧」にて、取引先担当者がその請求書を見たかどうかの開封確認を行うことができます。

①請求書一覧の各入金予定日（例：「2015年06月30日」払）と取引先担当者のステータス（例：「送信済・未開封」なら未開封）を確認し、入金予定日が近づいても取引先担当者のステータスが「支払済」にならない（「未開封」や「確認済」）は、「社外連絡」にて問い合わせをおこない、入金を確実にすることができます。
※データ数が多い場合、フィルタ機能を利用して支払日（入金日）や相手ユーザーステータスでデータを絞ることができます。

一度送信したあと、訂正や破棄が必要となり、そのために受け手から返送された請求書データを見ることができます。
※「保管箱」の件数は、「送信書類」の件数にカウントされません。「送信書類」の件数が大きくならないように定期的に「保管箱」へ分類（ステータス変更）してください。

①修正して再度送信する場合は、「再発行」ボタンを押し「下書き」に再発行された請求データを作成して修正、その後で「送信(再発行)」を押すことで訂正後の請求書データを再度送信します。
※「返送戻り」にある請求書データを修正することはできません。
※「再発行」ボタンを押すことで、訂正前の請求書データを破棄し、「下書き」に請求書データを再発行（訂正の請求書データがコピー済）され、修正できるようになります。
※修正後、「送信(再発行)」ボタンを押すことで、訂正後の請求書データを送信します。送信と同時に、訂正前と正前と訂正後の請求書データはひも付けられ、リンクにより相互に比較可能になり、変更点が追跡可能になります。